Internationale Conferentie bij Van Oys
Voor een internationale conferentie bij Van Oys Maastricht Retreat verzorgde SYNC. AV Rental een complexe hybride productie met meertalige streaming, cameraregie, tolkenvoorzieningen, dubbele projectie en audiovisuele ondersteuning. Het resultaat was een betrouwbare evenementenomgeving waarin fysieke en online deelnemers naadloos konden samenwerken.
Wanneer techniek geen onderdeel van het programma mag zijn
Sommige evenementen laten geen ruimte voor technische onzekerheden.
Bij deze internationale, meerdaagse conferentie in Van Oys Maastricht Retreat stond alles in het teken van kennisdeling, samenwerking en internationale communicatie. Achter de schermen vroeg dit om een complexe audiovisuele productie waarbij deelnemers zowel op locatie als online naadloos moesten kunnen deelnemen.
Voor ons betekende dit een project waarin voorbereiding, betrouwbaarheid en technische coördinatie centraal stonden.
Een evenement met internationale deelnemers
De conferentie werd hybride uitgevoerd en bracht fysieke en online deelnemers samen in één programma. Daarbij speelde meertalige communicatie een cruciale rol.
Om iedere deelnemer optimaal te ondersteunen realiseerden we onder andere:
- Dubbele projectie voor presentaties en programmabeelden
- Cameraregie met vier professionele camera's
- Livestreaming via meerdere streamingplatformen
- Hybride deelname via Zoom
- Tolkenvoorzieningen met meerdere vertaalkanalen
- Discussieposten voor interactie tussen deelnemers
- Lokale opname van het volledige programma
- Redundante internetverbindingen voor maximale betrouwbaarheid
Iedere technieklaag moest daarbij foutloos samenwerken met de andere onderdelen van het systeem.
Achter de schermen schuilt de complexiteit
Wat voor deelnemers voelt als één naadloze ervaring, vraagt achter de schermen om een nauwkeurige technische regie.
Tijdens deze conferentie werden meerdere videostreams gelijktijdig beheerd, waaronder livestreams voor online deelnemers, aparte beelden voor tolken en meertalige audio-uitzendingen. Presentaties, camerabeelden, vertalingen en discussiesystemen moesten continu op elkaar worden afgestemd.
Om dit mogelijk te maken werd het project uitgebreid voorbereid, getest en gevalideerd. Nog vóór de eerste spreker het podium betrad, had ons team meerdere dagen besteed aan opbouw, configuratie, technische doorlopen en integrale systeemtesten.
Techniek die samenwerking mogelijk maakt
Een evenement als dit draait uiteindelijk niet om projectoren, camera's of mengtafels.
Het draait om sprekers die hun verhaal kunnen delen. Om deelnemers die elkaar begrijpen, ongeacht taal of locatie. En om een organisatie die zich volledig kan richten op de inhoud van het programma.
Daarom waren tijdens de conferentie meerdere specialisten aanwezig voor onder andere:
- Cameraregie
- Audioregie
- Streamingmanagement
- Vertaalrouting
- Presentatieondersteuning
- Technische coördinatie
Zo werd iedere technische component continu gemonitord en ondersteund gedurende het volledige evenement.
Het resultaat
Een succesvolle internationale conferentie waarin honderden deelnemers, sprekers, online gasten en tolken probleemloos met elkaar konden communiceren.
Van voorbereiding en opbouw tot uitvoering en afbouw zorgde ons team voor een audiovisuele productie waarin technologie betrouwbaar aanwezig was, zonder zelf de hoofdrol te spelen.
Precies zoals het hoort.
Jij focust op de inhoud. Wij zorgen dat de techniek werkt.
AV Rental ondersteunt organisaties met de techniek, expertise en mensen die nodig zijn om complexe evenementen succesvol uit te voeren. Benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op.